Засади використання автоматизованої системи документообігу Гуляйпільського районного суду

ЗАТВЕРДЖЕНО рішенням зборів суддів Гуляйпільського районного суду Запорізької області № 1 від 30 вересня 2015 року

 ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи
документообігу

Гуляипільського районного суду
Запорізької області

1.   Загальні положення 

1.1.     Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Гуляйпільському районному суді Запорізької області (далі - Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі - АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі

-       Положення), в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України № 79 від 22.07.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Гуляйпільського районного суду Запорізької області.

1.2.     У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів відповідного суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2.    Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС

2.1.     Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС, надання та позбавлення права доступу до неї в Гуляйпільському районному суді Запорізької області визначаються на підставі:

-       наказів голови суду відносно суддів, керівника апарату та заступника керівника апарату суду;

-       наказів керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

2.2.     Використання електронного цифрового підпису уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

3.    Реєстрація вхідної кореспонденції

3.1.     Вся вхідна кореспонденція, в тому числі, справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.

3.2.    У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в АСДС в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.3.    Внесення змін, видалення реєстраційних даних не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок.

4.    Розподіл справ і матеріалів між суддями

4.1.    У Гуляйпільському районному суді Запорізької області застосовуються:

- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

-    повторний автоматизований розподіл судових справ.

4.2. Розподіл судових справ і матеріалів здійснюється в суді в день їх реєстрації після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження) з 08.00 год. робочого дня протягом всього робочого часу в суді. В разі надходження до суду справ та матеріалів після 16:00 години їх реєстрація та автоматизований розподіл проводиться на наступний день після їх надходження. Особливості розподілу судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні застережені в п.7.2. Засад.

4.3. Кожний робочий день о 08:00 год. заступник керівника апарату суду, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду довідку про відсутніх на робочому місці суддів з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

4.4. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 08:00 год. дня невиходу на роботу повідомити про це керівника апарату або його заступника.

4.5. Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально, протягом робочого дня мають бути доведені суддею до відома керівника апарату суду або його заступника для складання нової довідки.

4.6. Невиконання суддею правил, визначених п.4.3., п.4.4. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.7. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ згідно з наказом керівника апарату суду.

4.8. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично

створюється автоматизованою системою, форма якого встановлена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України № 79 від 22.07.2015 року.

4.9.     Повторний розподіл справ і матеріалів у разі заміни головуючого судді (судді-доповідача), здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1.-4.6. Засад.

4.10.   У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням цих Засад за усним зверненням головуючого судді по справі. Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

4.11.      На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені, з урахуванням пунктів 4.1. - 4.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

-     припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

-     звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

-     тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 1 місяць, та якщо рішенням зборів суддів вже вирішувалося питання щодо повторного автоматизованого розподілу справ щодо вказаної обставини,

-     тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,

-     у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.45 Положення про автоматизовану систему документообігу суду зі змінами.

4.12.      Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної учас'іі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).

У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) у випадках, передбачених пунктом 2.3.49 Положення, здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

4.13.  Не підлягають автоматизованому розподілу:

-     судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

-     зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;

-     передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

4.14.  Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

5.   Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1.   Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.2.       Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді- доповідачу) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368-373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259-264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

-     клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

-     матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

-     судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

-    зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

-    заяви про відновлення втраченого судового провадження;

-    заяви про забезпечення позову, доказів.

5.3.      У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 5.1.-5.2. Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу, в тому числі і повторному, за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

5.4.      Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді такі клопотання та скарги підлягають автоматизованому розподілу між іншими слідчими суддями на загальних підставах, а у неробочий час, святкові та вихідні дні - передачі черговим слідчим суддям згідно графіку чергування, затвердженого рішенням зборів суддів, без наявності рішення зборів суддів чи інших розпорядчих актів про проведення повторного автоматизованого розподілу.

6.   Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

6.1.      Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

6.2.      У разі уповноваження інших суддів здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх чи малолітніх, розгляд розпочатих кримінальних проваджень (справ) закінчується визначеними суддями.

7.   Слідчі судді

7.1.      Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів.

7.2.      Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням вимог пунктів 4.1. - 4.6. Засад, а у неробочий час, святкові та вихідні дні також з дотриманням графіку чергування, затвердженого наказом голови суду, або особи, на яку покладено виконання обов’язків голови суду.

8.    Коефіцієнт форми участі

8.1.    Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для головуючого судді (судді-доповідача) при одноособовому розгляді справи дорівнює — 1.

8.2.    Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для головуючого судді при колегіальному розгляді дорівнює — 0,6.

8.3.    Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для судді учасника колегії дорівнює,— 0,5.

8.4.    Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи, для запасного судді дорівнює — 0,5.

8.5.    Коефіцієнти складності кримінальних справ (додаток 1).

9.    Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

9.1.    Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, для голови суду дорівнює 75 % справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).

9.2.    Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України, але не більше ніж на шістдесят п’ять відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

10.   Засади формування колегій суддів

10.1. Визначення колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою суду під час реєстрації відповідних документів, а також в інших випадках визначення складу суду на будь-якій стадії судового процесу, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ.

10.2. Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством. До складу колегії може бути включений запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.

10.3. У разі розгляду справи за участю присяжних і народних засідателів їх персональний склад визначається за допомогою автоматизованої системи.

10.4. Якщо справа розглядається колегіально, повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення та з урахуванням вимог пунктів 4.1.-4.13. Засад.

10.5.    Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів і не є головуючим суддею, у разі неможливості виконання ним обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) здійснюється у виключних випадках, якщо відсутність раніше визначеного судді зумовить порушення строків розгляду судових справ, передбачених відповідним

процесуальним законом, або унеможливить у визначенні терміни вирішити питання щодо продовження строку застосування запобіжного заходу стосовно обвинуваченого (підсудного), який утримується під вартою.

Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії у випадках, передбачених «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду» та в абзаці 6 пункту 10 цих засад, здійснюється наступним чином: суддя визначається автоматично із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.

11.   Керівник апарату суду

11.1.     Керівник апарату суду щорічно (у разі необхідності - в інший термін) звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2.     Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

12.   Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

12.1.     Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), із одночасним здійсненням контрольної функції щодо повноти і своєчасності заповнення ОСК та направлення рішень до ЄДРСР, перевіряються керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду.

13.   Надання інформації про стан розгляду судових справ

13.1.         На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним судом України та їх розгляду.

13.2.         Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Закону України «Про доступ до судових рішень» та відповідно до правил внутрішньго трудового розпорядку в суді.

13.3.     Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документу суду).

13.4.     На сайті суду в складі веб-порталу судової влади України щоденно оприлюднюються:

-    список судових справ, призначених до розгляду;

-    список апеляційних скарг;

-    список автоматично розподілених судових справ;

-    інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

14.   Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,

виготовлених в суді

14.1.        Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦЕ1 особи, яка підписала цей документ.

Копія табеля обліку використання робочого часу, що складається для виплати заробітної плати, вноситься керівником апарату суду (у разі відсутності - особою, котра виконує обов’язки) до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля. Електронний примірник табеля обліку використання робочого часу зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП керівника апарату суду (виконуючого обов’язки).

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

14.2.        З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

14.3.   Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

15.  Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

15.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.

15.2.  Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

16.   Форс-мажорні обставини

16.1.   Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад один робочий день, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

16.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п. 16.1. Засад обставин.

16.3.   У разі настання зазначених у п.16.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла) здійснюється між суддями та слідчими суддями, які мають по цей день повноваження на розгляд відповідної категорії справ, в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування.

16.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

17.   Відповідальність